住民票の写し等、諸証明の発行における認証印の誤りについて
住民票の写し等諸証明書の発行における認証印の誤りについて
箱根町各出張所（４か所）において交付した住民票の写し等について、本来「箱根町長之印」を押印すべきところ
誤って「箱根町長職務代理者之印」を押印し交付しておりました。概要については、次のとおりです。
１．発行年月日
平成30年８月６日から令和６年３月４日
２．発行場所
温泉出張所
宮城野出張所
仙石原出張所
箱根出張所
※郵送請求を含みます。
３. 誤った認証印で発行した住民票の写し等の通数※
・住民票の写し 24,632通
・印鑑登録証明書 9,288通
・転出証明書（準ずる証明含む） 2,538通
・印鑑登録申請に係る照会書 165通
・印鑑登録抹消通知書 29通
・埋火葬許可書 133通
計36,785通
※システム上で抽出した通数
４．発生原因
平成30年８月から新しい住民基本台帳システムでの運用が開始されましたが、出張所の同システムに関する証明等に関して、
初期の設定から認証印が「箱根町長職務代理者之印」に設定されておりました。
町職員及びシステム開発事業者が帳票の出力確認を行っていますが、認証印の誤りに気付かず、証明書の発行を行なった
ことによるものです。
なお、発行した証明書について、認証者である箱根町長の氏名は正しく表示され、証明内容については、正しいものである
ことから有効性については支障ありません。
また、申し出があった場合には、証明書の差し替えを行います。
今回の事案について重く受け止め、このようなことが起きないように再発防止策を徹底し、適正な事務の執行に努めてまいります。
